Penting! Pelajari Isi Surat Perjanjian dengan Wedding Organizer Anda
Dalam kerjasama wedding organizer, surat kontrak atau perjanjian kerja sama memang penting. Ini berguna sebagai bukti kesepakatan antara kedua belah pihak yaitu wedding organizer dan klien, yaitu calon mempelai. Apalagi wedding organizer pasti berkolaborasi dengan banyak pihak. Maka dari itu, sudah sepatutnya Anda memahami tentang surat perjanjian kontrak.
Dengan surat kontrak, baik WO maupun klien memiliki panduan terkait kerja sama yang akan berlangsung. Fungsi surat kontrak wedding organizer dengan klien antara lain:
Menjelaskan keinginan klien dan upaya apa yang akan dilakukan WO untuk memenuhinya secara terperinci.
Menjaga kepercayaan dan keamanan satu sama lain karena surat kontrak mengikat pihak-pihak di dalamnya secara hukum.
Menunjukkan sikap profesionalisme layanan jasa wedding organizer kepada klien.
Menyelesaikan masalah dan sengketa apabila suatu waktu terjadi hal yang tidak sesuai kesepakatan.
Apa saja yang harus ada dalam surat perjanjian?
Pastikan semua informasi dari kedua belah pihak sudah lengkap, di antaranya nama, alamat, tujuan, jangka waktu, isi perjanjian, dan lain sebagainya. Kemudian Anda perlu membacanya sekali lagi bersama pasangan Anda untuk memastikan informasi yang tertulis benar dan akurat sesuai dengan kesepakatan. Bubuhkan tanda tangan serta stempel dari pihak yang bekerja sama di akhir surat kontrak sebagai tanda persetujuan.
Biasanya dalam Surat Perjanjian Wedding Organizer akan bertugas sebagai berikut:
Pre Wedding Day
Konsultasi tentang ide dan acara Pernikahan
Memberi masukan dan menyusun acara Pernikahan (Rundown)
Merekomendasikan vendor-vendor terkait dan memberikan kontak vendor tersebut kepada Pengantin agar dapat dihubungi oleh Pengantin
Penjadwalan meeting antara Pengantin dengan Vendor terkait diatur secara langsungantara kedua belah pihak
Kami akan melakukan follow-up terhadap vendor-vendor yang telah dipilih oleh client (vendor yang sudah deal dengan Pengantin)
Kami akan mengingatkan kepada Pengantin mengenai vendor-vendor terkait yang belum terpilih
Mengadakan Meeting yang membahas Acara Pernikahan (Rundown Acara) menyesuaikan jadwal antara WO dengan Pengantin
Mengadakan dan memimpin acara Technical Meeting yang dihadiri oleh seluruh vendor terkait
Mengadakan gladiresik pemberkatan sebelum hari H (jika diperlukan)
The Wedding Day
1. Make-up Schedule
Mempersiapkan schedule make-up bagi Pengantin, Keluarga Inti dan Keluarga Besar lainnya (jika diperlukan).
2. Prosesi Pelepasan dan Penjemputan Pengantin (hari yang sama dengan resepsi)
Membantu prosesi pelepasan kedua mempelai oleh orang tua masing-masing mempelai, serta prosesi penjemputan mempelai wanita oleh mempelai pria.
3. Holy Matrimony (dilaksanakan pada hari yang sama)
4. Membantu memastikan acara pemberkatan/ijab qobul pernikahan berjalan lancar, antara lain:
Memastikan calon mempelai, orang tua dan keluarga inti tiba tepat waktu.
Memastikan panitia Pemberkatan/ ijab qobul agar dapat bertugas dengan baik.
Menginformasikan tempat duduk bagi orang tua, saksi, panitia acara, groomsmen,bridesmaids, serta tamu penting (jika ada).
Mempersiapkan prosesi masuk mempelai dan keluarga.
Mempersiapkan acara catatan sipil, kesiapan ruangan dengan pihak venue, saksi dan pihak catatan sipil.
Mengingatkan untuk kelengkapan acara pemberkatan dan juga pencatatan sipil.
Memastikan konsumsi datang tepat waktu dan juga pendistribusiannya ke tamu/keluarga.
Membantu acara foto bersama di venue dan catatan sipil (kerjasama dengan vendor fotografer) setelah prosesi pemberkatan selesai.
5. Rehearsal / Gladiresik
Mempersiapkan dan membantu Gladi Resik (Rehearsal) Prosesi Pengantin yang diikuti oleh kedua mempelai, orang tua dan keluarga inti, serta vendor terkait yaitu: MC, Entertainment, Sound System, Foto & Video, Kue Pengantin, LCD Projector dan Screen, dll.
6. Resepsi
Memastikan kesiapan area penerimaan tamu / angpao.
Mempersiapkan prosesi.
Memastikan acara berjalan sesuai dengan rundown yang juga berkaitan dengan semua vendor.
Koordinasi dengan PIC keluarga mengenai serah terima angpao, pembagian kue, penambahan makanan (jika ada).
Membantu mengingatkan jika ada kelengkapan lain yang diperlukan.
WO akan didampingi dari pihak keluarga apabila ada tamu VIP yang perlu diperlakukan secara khusus.
Selain berbagai tugas yang harus dipenuhi oleh wedding organizer, dalam surat perjanjian juga disebutkan berapa nilai kerjasama, hak kewajiban kedua belah pihak, dan kesepakatan-kesepakatan lainnya.
Pastikan Anda memilih wedding organizer terpercaya dan telah berpengalaman menangani berbagai konsep pernikahan, sehingga Anda dapat menjalani persiapan hingga hari H pernikahan Anda dengan tenang. Ingat ini adalah momen sacral yang mungkin hanya akan Anda alami sekali seumur hidup.
Wedding organizer Hotel Kristal berkomitmen untuk memberikan yang terbaik dan melayani setiap kebutuhan dan memberikan solusi dari setiap permasalahan terkait persiapan pernikahan Anda. Tidak hanya berbicara tentang sebuah lokasi pernikahan yang mewah. Namun lebih dalam dari itu, weding organizer kami akan mempersiapkan semua hal untuk impian Anda.
Direct message to our team member, please click WhatsApp: 0813 1827 8779
For further information about one stop wedding, please click here